Сайт працює у тестовому режимі

Посада ПІБ Телефон Адреса, електронна пошта
Завідувач сектору документування у Полтавській області відділу організаційної роботи, документування та контролю Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) Бобрицька Інна Василівна

(0532) 56-28-60

           60-93-40

36014, м. Полтава,

вул. Соборності, 45

infoorg@pl.minjust.gov.ua

 

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор документування у Полтавській області

відділу організаційної роботи, документування та контролю

Північно-Східного міжрегіонального управління

Міністерства юстиції (м. Суми)

 

І. Загальні положення

  1.  Сектор документування у Полтавській області (далі – сектор) є структурним підрозділом відділу організаційної роботи, документування та контролю (далі – відділ) Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) (далі – міжрегіональне управління).
  2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією України, вимогами законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, Положенням про міжрегіональні управління Міністерства юстиції України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 23 червня 2011 року № 1707/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 23 червня 2011 р. за № 759/19497(зі змінами), наказами і дорученнями Міністерства юстиції України та міжрегіонального управління,  іншими нормативними актами та цим Положенням.
  3. До працівників сектору можуть застосовуватись заохочення, які передбачені Законом України «Про державну службу» та Кодексом законів про працю України, що містяться у Правилах внутрішнього службового, трудового розпорядків та у Колективному договорі.
  4. Працівники сектору несуть відповідальність згідно із законодавством України за невиконання чи неналежне виконання покладених на них службових обов’язків.
  5. Склад сектору встановлюється відповідно до штатного розпису.
  6. Сектор має дві негербові печатки та необхідні для роботи штампи.
  7. Положення про сектор затверджується наказом міжрегіонального управління. Зміни і доповнення до Положення про сектор вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

 

ІІ. Основні завдання сектору

  1.  Реалізація державної політики, сприяння розвитку надання юридичних послуг з метою реалізації прав, свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб.
  2. Реалізація загальних правил документування в міжрегіональному управлінні та порядку роботи з документами з моменту їх створення, надходження до відправлення та передачі в архів.
  3. Контроль за виконанням положень Інструкції з діловодства в міжрегіональному управлінні.
  4. Здійснення контролю за строками виконанням завдань визначених законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, наказами та дорученнями Міністерства юстиції України, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, запитів та звернень народних депутатів України.
  5. Організація проведення апаратних та оперативних нарад міжрегіонального управління та здійснення контролю за виконанням рішень колегії міжрегіонального управління, Міністерства юстиції України, Полтавської обласної державної адміністрації.
  6. Ведення діловодства за зверненнями громадян, що надходять до міжрегіонального управління, контроль за строками розгляду звернень громадян та узагальнення результатів їх розгляду.
  7. Контроль за строками надання відповідей на запити на публічну інформацію.

 

ІІІ. Функції сектору

  1.  Методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних           підрозділах міжрегіонального управління.
  2. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію, облік та розподіл вхідних, вихідних та інших документів внутрішнього листування відповідно до Інструкції з діловодства міжрегіонального управління, інших актів, що регулюють ведення діловодства.
  3. Забезпечує відправку вихідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства міжрегіонального управління.
  4. Організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів міжрегіонального управління.
  5. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів, звернень громадян у міжрегіональному управлінні.
  6. Щоквартально готує звіти про роботу з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у міжрегіональному управлінні.
  7. Виконує доручення начальника міжрегіонального управління, його заступників та начальника відділу з питань організації документального забезпечення.
  8. Проводить аналіз інформації про документообіг в міжрегіональному управлінні.
  9. Надає методичну допомогу структурним підрозділам міжрегіонального управління з питань складання проєктів наказів.
  10. Надає методичну допомогу структурним підрозділам міжрегіонального управління у складанні номенклатури справ цих підрозділів і підсумкового запису до неї.
  11. Бере участь в роботі Експертної комісії міжрегіонального управління.
  12. Організовує методичне керівництво проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах міжрегіонального управління.
  13. Бере участь у підготовці інформації з питань діловодства, організаційних питань, роботи зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації для подальшого розміщення на офіційному веб-сайті міжрегіонального управління.
  14. Бере участь в організації роботи колегії міжрегіонального управління відповідно до Положення про колегію міжрегіонального управління.
  15. Організовує проведення оперативних, апаратних та інших нарад, що проводяться начальником, заступниками начальника  міжрегіонального управління та начальником відділу.
  16. Бере участь у підготовці  плану роботи, планів засідань колегії та оперативних нарад міжрегіонального управління за пропозиціями структурних підрозділів. Бере участь у підготовці звітів про стан їх виконання.
  17. Бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників міжрегіонального управління (навчання, семінарські заняття, стажування) з питань, що належать до компетенції сектору.
  18. Організовує збереження документаційного фонду міжрегіонального управління та користування ним. Забезпечує роботу архіву міжрегіонального управління.
  19. Організовує особистий прийом громадян керівництвом міжрегіонального управління та забезпечує виконання графіків особистого прийому громадян.
  20. Бере участь у підготовці аналітико-статистичної звітності та узагальнення щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян, які надходять до міжрегіонального управління юстиції.
  21. 2Бере участь у складанні звітів про стан роботи із запитами на отримання публічної інформації.
  22. Здійснює методичне керівництво організації доступу до публічної інформації в міжрегіональному управлінні.
  23. 2Розглядає запити на публічну інформацію в межах компетенції сектору.
  24. Розглядає звернення громадян, звернення та запити народних депутатів в межах компетенції сектору.
  25. Здійснює контроль за наявністю, зберіганням та використанням  печаток та штампів з повним найменуванням установи в міжрегіональному управлінні та державних нотаріальних конторах.
  26. Бере участь в узагальненні практики застосування законодавства з питань, що належать до компетенції сектору та бере участь у підготовці пропозицій щодо його вдосконалення.
  27. Організовує та забезпечує роботу «гарячої» телефонної лінії в міжрегіональному управлінні.
  28. Готує статті, інформації, роз’яснення для публікацій у ЗМІ з питань діяльності сектору.
  29. За дорученням начальника та його заступників здійснює інші функції, необхідні для виконання покладених на сектор завдань.

 

IV. Права та обов’язки

  1. Здійснювати перевірки структурних підрозділів міжрегіонального управління з питань, віднесених до компетенції сектору.
  2.  Одержувати від структурних підрозділів міжрегіонального управління, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію з питань, що належать до компетенції сектору.
  3. Брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, які стосуються роботи сектору.
  4. Скликати наради та ініціювати проведення інших заходів, необхідних для виконання сектором, покладених на нього завдань та повноважень.
  5. Вносити керівництву міжрегіонального управління пропозиції з питань удосконалення роботи сектору та забезпечення належного виконання завдань, покладених на сектор.
  6. Доводити до відома керівництва міжрегіонального управління доповідні та аналітичні записки щодо реалізації відділом покладених на нього завдань, а також з інших питань, що належать до компетенції сектору.
  7. Вимагати від працівників міжрегіонального управління належного оформлення документів у відповідності до Інструкції з діловодства та, у разі виявлення недоліків чи помилок, повертати їх на доопрацювання.
  8. Здійснювати, в межах компетенції сектору, засвідчення копій документів міжрегіонального управління.
  9. Забезпечувати суворе дотримання встановленого законодавством порядку розгляду звернень громадян, запитів на доступ до публічної інформації.

 

V. Керівництво сектору

  1.  Сектор очолює завідувач, який забезпечує виконання завдань і функцій, визначених Положенням про сектор документування у Полтавській області міжрегіонального управління.
  2. Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю міжрегіонального управління.
  3. Призначення на посаду завідувача сектору здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10.12.2016 № 889 на конкурсній основі або поза конкурсом у випадках визначених чинним законодавством.
  4. Звільнення з посади здійснюється відповідно до чинного законодавства наказом начальника міжрегіонального управління.
  5. На посаду завідувача сектору призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра, має досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільне володіння державною мовою.
  6. Завідувач сектору:

1) повинен володіти навиками роботи з персональним комп’ютером та офісними програмами;

2) забезпечує виконання доручень Міністерства юстиції України, начальника міжрегіонального управління юстиції та його заступників, начальника відділу, а також організовує, спрямовує та контролює роботу сектору відповідно до цього Положення, планів роботи та доручень;

3) несе персональну відповідальність за організацію та результати діяльності сектору;

4) забезпечує дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками сектору;

5) визначає розподіл обов’язків між працівниками сектору, координує та контролює їх діяльність;

6) вносить пропозиції начальнику відділу міжрегіонального управління про заохочення та стягнення до працівників сектору;

7) проводить оперативні наради з питань, що пов’язані з діяльністю сектору;

8) звітує перед начальником відділу про виконання покладених на сектор завдань та планів роботи;

9) організовує розгляд та виконання документів, які надходять до сектору;

10) організовує роботу щодо первинного розгляду звернень громадян, запитів на публічну інформацію, доручень Міністерства юстиції України, міжрегіонального управління та іншої кореспонденції, що реєструється у секторі;

11) здійснює інші повноваження відповідно до норм чинного законодавства.

 

VI. Організація роботи сектору

  1.  Сектор здійснює свою роботу відповідно до планів роботи міжрегіонального управління, затверджених належним чином.
  2. Сектор організовує роботу в тісній взаємодії зі структурними підрозділами міжрегіонального управління.
  3. Працівники сектору здійснюють свої повноваження відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником міжрегіонального управління.
  4. На час відсутності завідувача сектору у зв’язку з відпусткою, хворобою чи з інших причин його обов’язки виконує головний спеціаліст цього ж сектору або інша уповноважена особа за наказом міжрегіонального управління.   

 

VII. Взаємовідносини сектору

  1. Сектор взаємодіє з територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, місцевими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями в тому числі правоохоронними, на відповідній території з питань, віднесених до компетенції сектору.
  2. Сектор взаємодіє зі структурними підрозділами міжрегіонального управління з питань, віднесених до компетенції сектору.