Сайт працює у тестовому режимі

Посада ПІБ Телефон Адреса, електронна пошта
Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) Шаповал Оксана Володимирівна (0542) 65-88-68;
66-19-49
40003, м. Суми,

вул. Г. Кондратьєва, 28

o.shapoval@sm.minjust.gov.ua

info@sm.minjust.gov.ua

Заступник начальника відділу організаційної роботи, документування та контролю Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) Торгачова
Ірина
Романівна
(0542) 65-88-69;
65-88-68
40003, м. Суми,

вул. Г. Кондратьєва, 20

i.torhachova@sm.minjust.gov.ua


 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ організаційноїроботи, документування та контролю 

Північно-Східного міжрегіонального управління

Міністерства юстиції (м. Суми)

 

І. Загальні положення

 1. Відділ організаційної роботи, документування та контролю (далі –  відділ) є структурним підрозділом Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) (далі – міжрегіональне управління).

          2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, вимогами законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, Положенням про міжрегіональні управління Міністерства юстиції України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 23 червня 2011 року № 1707/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 23 червня 2011 р. за № 759/19497(зі змінами), наказами
і дорученнями Міністерства юстиції України та міжрегіонального управління,  та іншими нормативними актами та цим Положенням.

         3. Відділ безпосередньо підпорядковується першому заступнику начальника згідно з розподілом функціональних повноважень.

4. До працівників відділу можуть застосовуватись заохочення, які передбачені Законом України «Про державну службу» та КЗпП, що містяться у Правилах внутрішнього службового і трудового розпорядків та Колективному договорі.

         5. Працівники відділу несуть відповідальність згідно із законодавством України за невиконання чи неналежне виконання покладених на них службових обов’язків.

6. Склад відділу встановлюється відповідно до штатного розпису.

7. Відділ має дві негербові печатки та необхідні для роботи штампи.

8. Положення про відділ затверджується наказом міжрегіонального управління. Зміни і доповнення до Положення про відділ вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

 

ІІ. Основні завдання відділу

          1. Реалізація державної політики, сприяння розвитку надання юридичних послуг з метою
реалізації прав, свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб.

         2. Реалізація загальних правил документування в міжрегіональному управлінні та порядку роботи
з документами з моменту їх створення, надходження до відправлення та передачі в архів.

         3. Контроль за виконанням положень Інструкції з діловодства в міжрегіональному управлінні.

4. Здійснення контролю за строками виконанням завдань визначених законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, наказами та дорученнями Міністерства юстиції України, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, запитів та звернень народних депутатів України.

         5. Підготовка планів роботи міжрегіонального управління.

         6. Організація проведення засідань колегії, апаратних та оперативних нарад міжрегіонального
управління
та здійснення контролю за виконанням рішень колегії міжрегіонального управління, Міністерства юстиції України, Сумської, Полтавської, Чернігівської  обласних державних адміністрацій.

            7. Ведення діловодства за зверненнями громадян, що надходять до міжрегіонального управління та узагальнення результатів їх розгляду.

8.  Реєстрація запитів на отримання публічної інформації, аналіз стану виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та контроль за строками надання відповідей на запити.

9.  Контроль за наповненням Системи обліку публічної інформації.

10. Організація роботи Експертної комісії (далі – ЕК) міжрегіонального управління.

11. Організація роботи з документами, які містять гриф «Для службового користування».

 

                                            ІІІ. Функції відділу

1. Встановлює в міжрегіональному управлінні єдиний порядок документування управлінської інформації і роботи з документами, із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах міжрегіонального управління.

2. Розробляє Інструкцію з діловодства міжрегіонального управління.

3. Складає зведену номенклатуру справ міжрегіонального управління.

4. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію, облік та розподіл вхідних, вихідних та інших документів внутрішнього листування відповідно до Інструкції з діловодства міжрегіонального управління, інших актів, що регулюють ведення діловодства.

 5. Забезпечує відправку вихідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства міжрегіонального управління.

6. Організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів міжрегіонального управління.

7. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів, звернень громадян у міжрегіональному управлінні.           

8. Щоквартально готує звіти про роботу з організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у міжрегіональному управлінні.

         9. Бере участь у підготовці проектів рішень колегії, наказів та у виконанні доручень начальника, його заступників з питань організації документального забезпечення.

10. Забезпечує реєстрацію наказів міжрегіонального управління з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, та наказів з грифом «Для службовогокористування».

11. Забезпечує підготовку, затвердження та погодження з Державним архівом Сумської області зведеної номенклатури справ міжрегіонального управління.

12. Проводить аналіз інформації про документообіг в міжрегіональному управлінні.

13. Організовує роботу танадає методичну допомогу структурним підрозділам міжрегіонального управління з питань складання наказів.

14. Надає методичну допомогу структурним підрозділам міжрегіонального управління у складанні номенклатури справ цих підрозділів і підсумкового запису до неї.        

         15. Здійснює реєстрацію та облік документів з грифом «Для службового користування».

         16. Організовує роботу Експертної комісії міжрегіонального управління, методичне керівництво проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах міжрегіонального управління.

         17. Розробляє методичні рекомендації з питань діловодства, контролю та організації роботи зі
зверненнями громадян.

18. Готує інформації з питань діловодства, організаційних питань,  роботи зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації для подальшого розміщення на офіційному веб-сайті міжрегіонального управління.

19. Організовує роботу колегії міжрегіонального управління відповідно до Положення про колегію міжрегіонального управління.

20. Організовує проведення оперативних, апаратних та інших нарад, що проводяться начальником та першим заступником начальника  міжрегіонального
управління.

21. Складає плани роботи, плани засідань колегії та оперативних нарад міжрегіонального управління за пропозиціями структурних підрозділів. Готує звіти про стан їх виконання.

         22. Бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників міжрегіонального управління (навчання, семінарські заняття, стажування) з питань, що належать до компетенції відділу.

23. Організовує збереження документаційного фонду міжрегіонального управління та користування ним. Забезпечує роботу архіву міжрегіонального управління.

         24. Організовує особистий прийом громадян керівництвом міжрегіонального управління та забезпечує виконання графіків особистого прийому громадян.

         25. Готує аналітико-статистичну звітність та узагальнення щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян, які надходять до міжрегіонального управління юстиції.   

26. Складає звіти про стан роботи із запитами на отримання публічної інформації, здійснює контроль в частині наповнення Системи обліку публічної інформації.

27. Здійснює методичне керівництво організації доступу до публічної інформації в міжрегіональному управлінні.

28. Розглядає запити на публічну інформацію в межах компетенції відділу.

29. Розглядає звернення громадян, звернення та запити народних депутатів в межах компетенції відділу.

30. Здійснює контроль за наявністю, зберіганням та використанням печаток та штампів з повним найменуванням установи в міжрегіональному управлінні та державних нотаріальних конторах.

31. Узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до компетенції відділу та готує пропозиції щодо його вдосконалення.

32. Організовує та забезпечує роботу «гарячої» телефонної лінії в міжрегіональному управлінні.

33. Готує статті, інформації, роз’яснення для публікацій у ЗМІ з питань діяльності відділу.

34. За дорученням начальника та його заступників здійснює інші функції, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

 

IV. Права та обов’язки

          1. Здійснювати перевірки структурних підрозділів міжрегіонального управління з питань, віднесених до компетенції відділу.

         2. Одержувати від структурних підрозділів міжрегіонального управління, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію з питань, що належать до компетенції відділу.

         3. Брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, які стосуються роботи відділу.

4. Скликати наради та ініціювати проведення інших заходів, необхідних для виконання відділом, покладених на нього завдань та повноважень.

5. Вносити керівництву міжрегіонального управління пропозиції з питань удосконалення роботи відділу та забезпечення належного виконання завдань, покладених на відділ.

6. Доводити до відома керівництва міжрегіонального управління доповідні та аналітичні записки щодо реалізації відділом покладених на нього завдань, а також з інших питань,що належать до компетенції відділу.

7. Вимагати від працівників міжрегіонального управління належного оформлення документів у відповідності до Інструкції з діловодства та, у разі виявлення недоліків чи помилок, повертати їх на доопрацювання.

8. Здійснювати, в межах компетенції відділу, засвідчення копій документів міжрегіонального
управління.

9. Забезпечуват суворе дотримання встановленого законодавством порядку розгляду звернень
громадян, запитів на доступ до публічної інформації.

 

V. Керівництво відділу

          1. Відділ очолює начальник, який забезпечує виконання завдань і функцій, визначених Положенням про відділ організаційної роботи, документування та контролю міжрегіонального управління.

         2. Начальник відділу безпосередньо підпорядкований начальнику міжрегіонального управління  та першому заступнику начальника згідно з розподілом функціональних повноважень.

         3. Призначення на посаду начальника відділу здійснюється відповідно до Закону України «Про
державну службу»
від 10.12.2016 № 889 на конкурсній основі або поза конкурсом у випадках визначених чинним законодавством.

         Звільнення з посади здійснюється відповідно до чинного законодавства наказом начальника міжрегіонального управління.

         4. На посаду начальника відділу призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра, має досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільне володіння державною мовою.

5. Начальник відділу:

1) повинен володіти навиками роботи з персональним комп’ютером та офісними програмами;

2) забезпечує виконання доручень Міністерства юстиції України, начальника міжрегіонального управління юстиції та його заступників, а також організовує, спрямовує та контролює роботу
відділу відповідно до цього Положення, планів роботи та доручень;

3) несе персональну відповідальність за організацію та результати діяльності відділу;

4) забезпечує дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками відділу;

5) розробляє посадові інструкції працівників відділу, розподіляє між ними обов’язки та визначає їх
повноваження і ступінь відповідальності;

6) вносить пропозиції начальнику міжрегіонального управління про заохочення та стягнення до працівників відділу;

7) проводить оперативні наради з питань, що пов’язані з діяльністю відділу;

8) звітує перед начальником міжрегіонального управління про виконання покладених на відділ завдань та планів роботи;

9) організовує розгляд та виконання документів, які надходять до відділу;

10) організовує роботу щодо первинного розгляду звернень громадян, запитів на публічну інформацію, доручень Міністерства юстиції України та іншої кореспонденції, що реєструється у відділі;

11) здійснює інші повноваження відповідно до норм чинного законодавства.

 

VI. Організація роботи відділу

1. Відділ здійснює свою роботу відповідно до планів роботи міжрегіонального управління, затверджених належним чином.

2. Відділ організовує роботу в тісній взаємодії зі структурними підрозділами міжрегіонального управління.

3. Працівники відділу здійснюють свої повноваження відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником міжрегіонального управління.

         4. На час відсутності начальника відділу у зв’язку з відпусткою, хворобою чи з інших причин його обов’язки виконує заступник начальника цього ж відділу або інша уповноважена особа за наказом міжрегіонального управління.   

VII. Взаємовідносини відділу

         1. Відділ взаємодіє з територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, місцевими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями в тому числі правоохоронними,на відповідній території з питань, віднесених до компетенції відділу.

         2. Відділ взаємодіє зі структурними підрозділами міжрегіонального управління з питань, віднесених до компетенції відділу.