Сайт працює у тестовому режимі

[bvi]
Посада ПІБ Телефон Адреса, електронна пошта
Начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану
у Полтавській області Управління державної реєстрації
Північно-Східного міжрегіонального управління
Міністерства юстиції (м. Суми)
Беспалько Віта Володимирівна (0532) 60-93-14 36014, м. Полтава,

вул. Зигіна, 1а

vcs@pl.drsu.gov.ua

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Полтавській області
Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми)

 

І. Загальні положення

 

  1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Полтавській області Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) (далі –відділ Управління державної реєстрації) є структурним підрозділом Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) (далі – Управління державної реєстрації) та підпорядковується йому.
  2. Відділ Управління державної реєстрації реалізує повноваження Міністерства юстиції України у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
  3. Відділ Управління державної реєстрації створюється, реорганізується та ліквідується наказом Міністерства юстиції України.
  4. Відділ Управління державної реєстрації у своїй діяльності керуєтьсяКонституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства України, наказами Міністерства юстиції України, а також цим Положенням.
  5. Відділ Управління державної реєстрації утримуються за рахунок коштів Державного бюджету України.
  6. Відділ Управління державної реєстрації є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, а також печатку із зображенням Державного Герба України для проставлення апостиля.

 

ІІ. Основні завдання Відділу Управління державної реєстрації

 

  1. Основними завданнями Відділу Управління державної реєстрації є:
  • участь у забезпеченні реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • організація роботи з проведення державної реєстрації актів цивільного стану;
  • організаційне і методичне забезпечення та координація діяльності районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних відділів державної реєстрації актів цивільного стану (далі – Відділи), виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • контроль за діяльністю Відділів;
  • контроль за діяльністю виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, розгляд питань щодо внесення змін до актових записів цивільного стану, а також їх анулювання;
  • збереження архівного фонду;
  • формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі – Реєстр).

ІІІ. Функції Центрального відділу Управління державної реєстрації

 

  1. Відділ Управління державної реєстрації відповідно до покладених на нього завдань:
  • організовує проведення Відділами державної реєстрації актів цивільного стану та виконання ним інших повноважень, визначених законодавством;
  • контролює діяльність Відділів та додержання ними законодавства у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, перевіряє їх роботу;
  • перевіряє дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;
  • вивчає та узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розробляє пропозиції для удосконалення законодавства та внесення їх на розгляд Міністерства юстиції України;
  • надає практичну та методичну допомогу Відділам, а також виконавчим комітетам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • здійснює заходи щодо підвищення ефективності роботи Відділів, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • в установленому порядку організовує ведення звітності та складання відповідних її форм Відділами та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, а також безпосередньо веде звітність у порядку у встановленому законодавством порядку та складає звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
  • забезпечує ведення та формування Відділами Реєстру, відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064, та безпосереднього вносить до Реєстру відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану;
  • забезпечує формування та подання Відділами органам ведення Державного реєстру виборців відомостей, передбаченихЗаконом України «Про Державний реєстр виборців», та постійну взаємодію і співпрацю з регіональними органами адміністрування та органами ведення Державного реєстру виборців;
  • забезпечує належне зберігання та оформлення Відділом книг державної реєстрації актів цивільного стану та іншої документації, пов’язаної з державною реєстрацією актів цивільного стану, їх облік, а також зберігає другі примірники актових записів цивільного стану, веде в установленому порядку облік книг державної реєстрації актів цивільного стану; передає книги державної реєстрації актів цивільного стану на архівне зберігання відповідно до законодавства;
  • забезпечує Відділи бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, їх належний облік та зберігання;
  • забезпечує надання Відділами платних послуг та безпосередньо надає їх відповідно до законодавства;
  • надає відомості, необхідні для проведення розрахунків та затвердження Північно-Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Суми) розмірів плати за платні послуги, які можуть надаватися відповідно до законодавства;
  • видає повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру у порядку, передбаченому законодавством;
  • розглядає матеріали справ Відділів про анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану та складає відповідні висновки з цього питання;
  • подає інформацію про неповернені при анулюванні актових записів цивільного стану свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для розміщення на офіційному веб-сайті Міністерства юстиції України;
  • розглядає матеріали справ про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання Відділами іншого регіону та складає мотивований висновок про їх відповідність законодавству;
  • продовжує відповідно до законодавства строк розгляду Відділами заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання;
  • вносить зміни до актових записів цивільного стану;
  • здійснює звірку відповідності підпису посадової особи та відбитка печатки Відділу, проставлених на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразкам, наявним у його справах, та засвідчує їх для консульської легалізації;
  • приймає для проставлення апостиля офіційні документи, що видаються органами юстиції та судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України, та видає їх з проставленим апостилем;
  • розглядає заяви, скарги, пропозиції від громадян, органів влади, підприємств, установ та організацій з питань, що належать до його компетенції;
  • надає в установленому порядку інформацію за запитами на публічну інформацію фізичних та юридичних осіб, а також за запитами адвокатів, оформленими відповідно до законодавства, з питань, що належать до його компетенції, аналізує стан цієї роботи;
  • веде прийом громадян з питань, що належать до його компетенції;
  • забезпечує виконання Відділами та безпосередньо виконує міжнародні договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань, які належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану;
  • забезпечує Відділи документацією, яка використовується в його діяльності;
  • готує та подає пропозиції Північно-Східному міжрегіональному управлінню Міністерства юстиції (м. Суми) з питань матеріально-технічного забезпечення Відділу Управління державної реєстрації та Відділів;
  • інформація щодо діяльності Відділу Управління державної реєстрації подається Міністерству юстиції України через Центральний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми);
  • здійснює заходи щодо систематизації нормативно – правових актів, які стосуються діяльності Відділу Управління державної реєстрації та Відділу;
  • здійснює інші повноваження, передбачені законами України та іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України.

IV. Права та обов’язки Відділу Управління державної реєстрації

 

  1. Відділ Управління державної реєстрації має право:
  • перевіряти діяльність Відділів та дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;
  • одержувати безоплатно в установленому порядку від державних органів, підприємств, установ і організацій незалежно від форми їх власності документи та інформацію, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
  • за погодженням з керівництвом Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) скликати та проводити наради для вирішення питань, що належать до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану;
  • брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах з питань, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації, а також Центрального відділу Управління державної реєстрації, за погодженням начальника Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми);
  • мати інші права згідно із законодавством.

V. Керівництво Центрального відділу Управління державної реєстрації

 

  1. Відділ Управління державної реєстрації очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником Північно – Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) у встановленому законодавством порядку.

Начальником Відділу Управління державної реєстрації може бути громадянин України, який вільно володіє державною мовою, має вищу освіту за освітнім ступенем магістра у галузі знань «Право» та досвід роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В», або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності не менше двох років, а також відповідають вимогам, визначеним суб’єктом призначення.

  1. Начальник Відділу Управління державної реєстрації:
  • здійснює керівництво діяльністю Відділу Управління державної реєстрації, організовує та контролює його роботу, забезпечує відповідно до своєї компетенції виконанняКонституції України та законів України, указів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції України та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства України, наказів Міністерства юстиції України, доручень керівництва Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми);
  • несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ Управління державної реєстрації завдань і здійснення ним своїх повноважень, упровадження програм діяльності Кабінету Міністрів України в частині проведення політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • забезпечує дотримання вимог виконавської та трудової дисципліни працівниками Відділу Управління державної реєстрації;
  • розподіляє обов’язки між працівниками Відділу Управління державної реєстрації та розробляє їх посадові інструкції;
  • планує роботу Відділу Управління державної реєстрації та забезпечує належний і своєчасний стан виконання запланованих заходів;
  • за дорученням керівництва Північно – Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) представляє Відділ Управління державної реєстрації у відносинах з іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями з питань, віднесених до його компетенції;
  • бере участь у нарадах та інших заходах, що проводяться Північно-Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Суми), підготовці відповідних документів і матеріалів, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації;
  • веде особистий прийом громадян;
  • в установленому порядку організовує розгляд звернень (скарг, пропозицій), запитів на публічну інформацію фізичних та юридичних осіб, що надходять до Відділу Управління державної реєстрації;
  • організовує та контролює ведення діловодства у Відділі Управління державної реєстрації;
  • забезпечує належне зберігання та облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, книг про державну реєстрацію актів цивільного стану та їх оформлення;
  • забезпечує належну організацію роботи щодо надання платних послуг, а також ведення їх обліку відповідно до законодавства;
  • забезпечує співпрацю з регіональними органами адміністрування та ведення Державного реєстру виборців;
  • вносить пропозиції щодо заохочення або ініціювання дисциплінарного провадження стосовно державних службовців, службовців та інших працівників Відділу Управління державної реєстрації, а також працівників Відділів;
  • проводить наради з питань, що належать до компетенції Відділу Управління державної реєстрації;
  • готує інформацію у сфері державної реєстрації актів цивільного стану для офіційного сайта Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) та забезпечує її оновлення;
  • здійснює інші повноваження, передбачені завданнями Відділу Управління державної реєстрації.

VI. Організація роботи Відділу Управління державної реєстрації

 

  1. На посади працівників Відділу Управління державної реєстрації призначаються в установленому порядку громадяни України, які пройшли конкурсний відбір, на вакантні посади державної служби категорій “Б” і “В” Північно-Східного міжрегіонального управління або в іншому, визначеному законодавством порядку.
  2. Робота Відділу Управління державної реєстрації регламентується Положеннями про Відділ Управління державної реєстрації, Центральний відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) та Управління державної реєстрації.
  3. Відділ Управління державної реєстрації здійснює свою діяльність відповідно до планів роботи, затверджених начальником Північно-Східного міжрегіонального управління.
  4. Порядок організації роботи Відділу Управління державної реєстрації визначається правилами внутрішнього службового розпорядку та затвердженим графіком роботи Відділу Управління державної реєстрації.
  5. Працівники Відділу Управління державної реєстрації здійснюють свої повноваження відповідно до посадових інструкцій, затверджених належним чином.

VII. Взаємовідносини Центрального відділу Управління державної реєстрації

 

  1. Відділ Управління державної реєстрації здійснює свої повноваження як безпосередньо, так і через Відділ.
  2. Відділ Управління державної реєстрації під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) та іншими структурними підрозділами Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми), місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм їх власності з питань, що належать до його компетенції.
  3. Відділ Управління державної реєстрації взаємодіє з державними підприємствами Міністерства юстиції України.